Ausweiskopien, GwG und Datenschutz: Was Immobilienmakler bei der IT beachten müssen

Ein Maklerbüro sammelt in einer normalen Woche mehr sensible Daten als die meisten Unternehmen in einem Jahr. Ausweiskopien, weil das Geldwäschegesetz es verlangt. Gehaltsnachweise und Schufa-Auskünfte, weil der Vermieter sie sehen will. Selbstauskünfte mit Familienstand und Arbeitgeber. Kontoauszüge. Und all das kommt an, wie es eben kommt: als Mail-Anhang, als WhatsApp-Foto, als Ausdruck auf dem Tresen, als Handyfoto beim Besichtigungstermin.

Das Spannungsfeld ist bekannt. Das Geldwäschegesetz zwingt Sie, Daten zu erheben und Jahre aufzubewahren. Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt, dass Sie genau das so sparsam und so sicher wie möglich tun – und den Rest zügig löschen. Welche Pflicht in welchem Vorgang gilt, ist eine Frage für Ihren Anwalt. Wo die Daten dann liegen und wer sie sehen kann, ist eine Frage für uns. Und da sieht es in vielen Büros so aus:

Wo die Ausweise wirklich liegen

Nicht in einem Ordner. Sie liegen in der Handy-Galerie des Maklers, der sie beim Notartermin fotografiert hat. In seinem iCloud- oder Google-Backup, weil das Handy automatisch sichert. Im WhatsApp-Verlauf mit dem Käufer, der sein Ausweisfoto dorthin geschickt hat. Im Postfach der Büroadresse, in das alle schauen. Auf dem Scanner, der die letzten dreihundert Scans zwischenspeichert. Und in dem Ordner „Ausweise“, der einmal auf dem Server angelegt wurde und den jeder im Büro öffnen kann.

Keiner dieser Orte ist böse gemeint. Zusammen ergeben sie aber ein Bild, das Sie einer Aufsichtsbehörde nicht erklären wollen: Sie wissen nicht, wo die Ausweiskopien Ihrer Kunden liegen, wer sie sehen kann, und ob sie je gelöscht werden.

Vier Dinge, die das ändern

Ein Ort, nicht sechs

Alles, was Identität oder Bonität eines Kunden betrifft, liegt an genau einem Ort: in der Maklersoftware, wenn sie das kann, sonst in einem eigenen, verschlüsselten Bereich, auf den nur die zugreifen, die es für den Vorgang brauchen. Nicht „das ganze Büro“. Der Ordner „Ausweise“ auf dem Server, den jeder öffnen kann, wird abgeschafft. Das klingt trivial und ist in der Praxis der Punkt, an dem die meisten Büros scheitern, weil er Gewohnheiten ändert.

Das Handy als Werkzeug, nicht als Archiv

Makler fotografieren Ausweise, das wird sich nicht ändern. Was sich ändern lässt: womit. Eine Scan-App, die das Bild direkt in den geschützten Bereich lädt und nicht in der Galerie speichert. Firmenhandys, auf denen der geschäftliche Teil vom privaten getrennt ist und sich aus der Ferne löschen lässt. Und die Regel, dass Ausweisfotos nicht per WhatsApp kommen – mit einem Link zum Upload, den Sie dem Kunden stattdessen schicken.

E-Mail ist für Termine, nicht für Selbstauskünfte

Interessenten schicken Gehaltsnachweise als Anhang, weil Sie sie darum gebeten haben. Bitten Sie sie um etwas anderes: einen Upload über ein Portal oder ein Formular, das die Unterlagen direkt in den geschützten Bereich legt. Für das Büro heißt das, dass Anhänge mit Bonitätsunterlagen nicht mehr im Postfach liegen, wo sie jeder Mitarbeiter, jeder Angreifer mit einem gestohlenen Passwort und jede Weiterleitungsregel erreicht. Was im Postfach sonst noch schiefgehen kann, steht in Microsoft 365: 10 Einstellungen.

Löschen muss jemand tun

Die Selbstauskunft des Interessenten, der die Wohnung nicht bekommen hat, muss weg. Die GwG-Unterlagen nach Ablauf der Frist auch. Das passiert nur, wenn ein Ablauf existiert: Wer prüft wann, was gelöscht werden muss, und wie stellt er sicher, dass es überall weg ist – auch aus dem Backup-Zyklus, auch vom Handy. Die Fristen gibt Ihr Anwalt vor. Dass das Löschen dann tatsächlich stattfindet, ist Technik und Routine.

Die andere Seite: Ihr Name als Köder

Ein Maklerbüro hat noch ein zweites Problem, das mit Ausweisen nichts zu tun hat. Ihr Konto bei ImmoScout, Immowelt oder Kleinanzeigen ist für Betrüger wertvoll: Wer es übernimmt, stellt unter Ihrem Namen Wohnungen ein, die es nicht gibt, und kassiert Kautionen von Suchenden, die Ihrem Namen vertrauen. Die Beschwerden landen dann bei Ihnen. Zwei-Faktor-Anmeldung für jedes Portalkonto, ein eigenes Passwort pro Portal, und niemand meldet sich mit dem Bürokonto von seinem privaten Rechner an. Das ist alles – und es ist in vielen Büros nicht so.

Was Sie sich nicht kaufen müssen

Kein DSGVO-Komplettpaket, keine Zertifizierung, keine Software, die „GwG-konform“ im Namen trägt. Die vier Punkte oben sind Ordnung, ein paar Einstellungen und ein Gespräch mit dem Team darüber, was ab jetzt anders läuft. Wenn Sie wissen wollen, wo Ihr Büro heute steht, schauen wir uns das im Erstgespräch an – ohne Ihre Kundendaten zu sehen, versprochen. Die Frage nach dem Ordner „Ausweise“ stellen wir trotzdem.

Häufige Fragen

Dürfen wir Ausweiskopien überhaupt speichern?

Für Geschäfte, bei denen das Geldwäschegesetz Sie zur Identifizierung verpflichtet, müssen Sie es sogar – mit Aufbewahrungsfrist. Für alles andere gilt das Gegenteil. Welche Ihrer Vorgänge unter welche Regel fallen, klären Sie mit Ihrem Anwalt oder Datenschutzbeauftragten. Wir sorgen dafür, dass die Kopien, die Sie behalten dürfen, sicher liegen.

Unsere Makler fotografieren Ausweise mit dem Handy. Ist das ein Problem?

Es ist das Problem. Das Foto liegt danach in der Handy-Galerie, im Cloud-Backup des Handys, oft im WhatsApp-Verlauf und irgendwann auf dem privaten Laptop. Wenn das Handy weg ist, sind es ein paar Dutzend Ausweise. Es gibt Wege, das sauber zu machen – aber nicht mit der normalen Kamera-App.

Was ist mit unserem ImmoScout- oder Immowelt-Konto?

Das ist ein Konto mit Ihrem Namen, Ihren Inseraten und dem Vertrauen Ihrer Interessenten. Gestohlene Maklerkonten werden für Betrugsinserate benutzt, bei denen Wohnungssuchende Kautionen an Kriminelle zahlen – unter Ihrem Namen. Zwei-Faktor-Anmeldung und ein eigenes Passwort dafür sind Pflicht, keine Empfehlung.

Wie lange müssen wir Unterlagen aufheben, und wann müssen sie weg?

Beides hängt vom Vorgang ab: GwG-Unterlagen haben eine feste Aufbewahrungsfrist, Selbstauskünfte abgelehnter Interessenten müssen zeitnah gelöscht werden. Die Fristen legt Ihr Anwalt fest. Unsere Aufgabe ist, dass das Löschen dann technisch auch passiert – auf allen Geräten, nicht nur im Ordner, in den gerade jemand schaut.