Irgendwer im Betrieb hat es schon ausprobiert. Die Angebotsmail klang zu steif, also hat jemand sie in ChatGPT kopiert und umformulieren lassen. Der Vertrag war zwölf Seiten lang, also hat jemand um eine Zusammenfassung gebeten. Das Ergebnis war gut, die Arbeit ging schneller, und niemand hat sich etwas dabei gedacht.
Genau das ist der Punkt, an dem es sich lohnt, kurz innezuhalten. Nicht weil KI gefährlich wäre, sondern weil in diesem Moment Kundendaten, Preise und Vertragsinhalte das Unternehmen verlassen haben, ohne dass jemand es entschieden hätte. Dieser Beitrag zeigt, was dabei tatsächlich passiert, was unbedenklich ist und mit welchen drei Schritten Sie das in einer Woche geordnet bekommen.
Was mit einer Eingabe passiert
Was Sie in einen KI-Chat tippen oder hochladen, wird auf den Servern des Anbieters verarbeitet, bei den bekannten Diensten meist in den USA. Bei privaten Konten hängt es von den Einstellungen ab, ob der Anbieter die Eingaben auch zum Weitertrainieren seiner Modelle verwenden darf. Viele wissen nicht einmal, dass es diese Einstellung gibt.
Bei Geschäftskonten sieht das anders aus: Die großen Anbieter schließen das Training mit Kundendaten dort in der Regel vertraglich aus und bieten einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung an. Der Unterschied zwischen „ein Mitarbeiter nutzt sein privates Konto“ und „der Betrieb nutzt ein Firmenkonto“ ist also kein technischer, sondern ein vertraglicher, und genau der zählt, wenn später jemand fragt.
Was unbedenklich ist
- Texte ohne Bezug zu bestimmten Personen: Stellenanzeigen, Produktbeschreibungen, allgemeine Rundschreiben
- Formulierungshilfe für eigene Texte, solange keine Namen, Beträge oder Vertragsdetails darin stehen
- Recherche und Erklärungen, etwa zu einer Norm, einer Software oder einem Fachbegriff
- Übersetzungen von Unterlagen, die ohnehin öffentlich sind
Was nicht hineingehört
- Namen, Adressen und Kontaktdaten von Kunden, Mandanten oder Patienten
- Verträge, Angebote und Rechnungen mit Kundennamen oder Konditionen
- Bewerbungen, Personalakten, Krankmeldungen
- Zugangsdaten, Passwörter, interne Adressen und Konfigurationen
- Alles, was unter ein Berufsgeheimnis oder eine Verschwiegenheitspflicht fällt
Die Faustregel ist einfach: Was Sie nicht auf einer Postkarte verschicken würden, gehört auch nicht in ein privates KI-Konto.
Das eigentliche Problem sind nicht die Werkzeuge
Die meisten Betriebe haben kein KI-Problem, sondern ein Regelproblem. Es gibt keine Absprache, welche Werkzeuge erlaubt sind, also nutzt jeder, was er kennt. Die Konten laufen auf private E-Mail-Adressen, niemand hat einen Überblick, und wenn ein Mitarbeiter geht, nimmt er seinen Verlauf mit, samt allem, was er dort je hochgeladen hat.
Ein Verbot hilft dabei selten. Die Werkzeuge sind zu nützlich, und was verboten ist, wird eben heimlich genutzt. Besser ist es, den Einsatz zu ordnen.
Drei Schritte, die sofort helfen
1. Eine Regel aufschreiben. Zwei Seiten reichen: welche Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten hinein dürfen und welche nicht, und wer bei Zweifeln entscheidet. Die Listen oben sind ein guter Anfang. Wichtig ist, dass die Regel alle kennen, nicht dass sie vollständig ist.
2. Firmenkonten statt Privatkonten. Wer KI im Arbeitsalltag nutzt, bekommt ein Konto, das dem Betrieb gehört, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung und ausgeschlossenem Training. Wenn Sie Microsoft 365 einsetzen, läuft die Anmeldung idealerweise über die bestehenden Zugänge, dann gilt auch dort der zweite Faktor. Wie das bei Microsoft 365 aussieht, beschreiben wir unter Microsoft 365 absichern.
3. Vor der Eingabe aufräumen. Viele Aufgaben funktionieren genauso gut ohne Namen. „Formuliere eine freundliche Zahlungserinnerung über einen offenen Betrag“ braucht weder den Kunden noch die Summe. Diese Gewohnheit kostet zehn Sekunden und löst einen großen Teil des Problems.
Wann eine eigene KI-Umgebung sinnvoll ist
Für die meisten Betriebe sind Regeln und Firmenkonten die richtige Antwort. Anders ist es, wenn Daten das Haus überhaupt nicht verlassen dürfen, etwa in Kanzleien, Praxen oder bei Beratern mit vertraulichen Unterlagen. Dann kann eine KI sinnvoll sein, die im eigenen Firmennetz oder in einem deutschen Rechenzentrum läuft und Ihre eigenen Dokumente kennt, ohne dass etwas nach außen geht. Welche Stufe zu welchem Betrieb passt, erklären wir auf unserer Seite KI im Haus.
Was das nicht ist
Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Ob Ihr konkreter Einsatz datenschutzrechtlich zulässig ist, beurteilt Ihr Datenschutzbeauftragter oder Anwalt. Wir sorgen für die technische Seite: Konten, Zugriffe, Regeln, die im Alltag funktionieren. Wie es in Ihrem Betrieb aussieht, zeigt der IT-Sicherheitscheck, in dem die KI-Nutzung jetzt fester Prüfpunkt ist. Oder Sie sprechen direkt mit uns im Erstgespräch.
Häufige Fragen
Ist ChatGPT im Betrieb überhaupt erlaubt?
Ein generelles Verbot gibt es nicht. Entscheidend ist, welche Daten Sie eingeben und mit welchem Konto. Für allgemeine Texte und Recherchen ist das meist unproblematisch, für personenbezogene Daten von Kunden oder Mitarbeitern brauchen Sie eine saubere Grundlage. Ob Ihr konkreter Einsatz zulässig ist, klärt Ihr Datenschutzbeauftragter oder Anwalt.
Reicht es, im privaten Konto das Training abzuschalten?
Es ist besser als nichts, aber es bleibt ein privates Konto: Der Betrieb weiß nicht, wer es nutzt, kann es nicht sperren, wenn jemand geht, und hat keinen Vertrag mit dem Anbieter. Für den Arbeitsalltag gehören Firmenkonten dazu.
Was ist mit Microsoft Copilot, wenn wir ohnehin Microsoft 365 haben?
Copilot innerhalb von Microsoft 365 arbeitet mit Ihren Firmenkonten und den Rechten, die dort gelten. Das ist ein Vorteil, aber auch der Haken: Copilot findet alles, worauf ein Mitarbeiter Zugriff hat. Wer vorher Freigaben und Rechte nicht aufgeräumt hat, merkt das spätestens dann.
Brauchen wir dafür gleich eine eigene KI auf eigenem Server?
Meistens nicht. Für die meisten Betriebe genügen klare Regeln und Firmenkonten. Eine eigene Umgebung lohnt sich, wenn Daten das Haus gar nicht verlassen dürfen, etwa in Kanzleien, Praxen oder bei Beratern mit vertraulichen Mandantendaten.