IT-Sicherheit für Immobilienmakler
Ausweiskopien, Aufbewahrungsfristen – und der Betrug per Mail
Makler sammeln, was Betrüger suchen: Ausweiskopien, Einkommensnachweise, Kontoverbindungen, Kaufvertragsentwürfe. Das Geldwäschegesetz verlangt, diese Unterlagen zu erheben und aufzubewahren – und nach Fristablauf wieder zu löschen. Beides muss technisch überhaupt möglich sein.
Der praktisch gefährlichste Fall ist ein anderer: Jemand liest in Ihrem Postfach mit und schickt der Käuferseite kurz vor Kaufpreisfälligkeit eine geänderte Kontonummer. Der Schaden trifft Ihren Ruf, unabhängig davon, wer am Ende haftet.
Die geldwäscherechtliche Bewertung bleibt bei Ihnen. Wir sorgen für die technische Umsetzbarkeit und den Nachweis.
Typische Lücken im Maklerbüro
- Ausweiskopien im Mailpostfach statt im geschützten Ablagesystem
- Kein zweiter Faktor auf dem Postfach – die häufigste Einbruchstelle
- Löschfristen, die niemand nachhalten kann
- Exposedaten auf privaten Handys und Tablets
- Kein Vier-Augen-Prinzip bei Kontodaten in ausgehenden Mails
Drei Situationen, die wir bei Maklerbüros immer wieder sehen
Ausweiskopien in der Handy-Galerie. Beim Termin wird der Ausweis schnell fotografiert. Danach liegt das Bild in der Galerie, im Cloud-Backup des Handys und oft im Messenger-Verlauf mit dem Kunden. Wer alle Kopien einsammeln müsste, käme an sechs verschiedene Orte. Mit einer Scan-App, die direkt in einen geschützten Bereich lädt, gibt es nur noch einen.
Selbstauskünfte im Sammelpostfach. Gehaltsnachweise und Auskünfte kommen als Anhang an eine Adresse, in die mehrere Personen schauen. Damit liegen die sensibelsten Unterlagen Ihrer Interessenten dauerhaft im Postfach, erreichbar für jeden Mitarbeiter und für jeden, der ein Passwort erbeutet. Ein Upload-Formular löst das ohne Komfortverlust.
Das Portalkonto als Köder. Übernommene Konten bei Immobilienportalen werden für Betrugsinserate benutzt, bei denen Suchende Kautionen an Kriminelle zahlen, im Vertrauen auf Ihren Namen. Die Beschwerden landen bei Ihnen. Zwei-Faktor-Anmeldung und ein eigenes Passwort je Portal sind hier Pflicht, keine Empfehlung.
Welche Unterlagen Sie aufbewahren müssen und welche zu löschen sind, entscheidet Ihr Anwalt. Dass das Löschen dann technisch überall passiert, ist unsere Aufgabe.
Ein halber Tag, dann wissen Sie es
Der IT-Sicherheitscheck prüft genau die Punkte, an denen es in Maklerbüros hängt – verständlich ausgewertet, ohne Fachjargon.