Die wenigsten Unternehmen wechseln ihren IT-Dienstleister, weil er richtig schlecht ist. Sie wechseln, weil sie irgendwann merken, dass sie nicht mehr sagen können, was er eigentlich tut. Die Rechnung kommt, die Rechner laufen, und die Frage „Sind wir eigentlich gut aufgestellt?“ hat seit Jahren niemand mehr gestellt, weil man nicht wüsste, wen.
Vorweg, damit das klar ist: Wir sind ein Systemhaus. Wenn Sie wechseln, könnten Sie zu uns wechseln, und natürlich hätten wir das gern. Genau deshalb ist die Liste unten so gebaut, dass sie Ihnen auch dann hilft, wenn Sie am Ende bleiben, wo Sie sind. Ein guter Dienstleister übersteht sie ohne Kratzer.
Sieben Signale, die wir ernst nehmen würden
Sie erfahren von Problemen zuerst durch Ihre Mitarbeiter
Der Server war eine Stunde weg, das Backup ist seit zwei Wochen fehlgeschlagen, das Zertifikat der Website ist abgelaufen. Wenn Sie das aus dem Büro hören und nicht vom Dienstleister, überwacht der niemanden. Er wartet, bis jemand anruft. Das ist ein Geschäftsmodell, nur eben keins, das Ihnen nützt.
Niemand kann Ihnen sagen, wann das letzte Backup getestet wurde
Fragen Sie das ruhig direkt. Die Antwort sollte ein Datum sein. „Das läuft automatisch“ ist keine Antwort, es ist die Beschreibung eines Zustands, den niemand kontrolliert.
Die Dokumentation liegt beim Dienstleister, nicht bei Ihnen
Welche Server gibt es, welche Zugänge, welche Lizenzen, wo läuft die Domain, wer hat Admin-Rechte? Wenn Sie das nur über ihn erfahren, ist er nicht Ihr Dienstleister, sondern Ihr Gedächtnis. Und Gedächtnisse wechselt man ungern.
Jede Anfrage kostet, und Sie überlegen deshalb, ob Sie fragen
Wenn Menschen im Unternehmen Probleme lieber aussitzen, weil der Anruf Geld kostet, ist das Abrechnungsmodell falsch. Genau die kleinen Dinge, die niemand meldet, werden später die großen.
Sie haben denselben Ansprechpartner seit Jahren – oder alle drei Monate einen neuen
Beides ist ein Risiko. Der eine weiß alles und ist irgendwann krank oder weg. Die anderen wissen nichts und Sie erklären jedes Mal von vorn. Gut ist ein fester Ansprechpartner mit einem Team dahinter, das denselben Stand hat.
Empfehlungen kommen immer als Produkt, nie als Frage
„Sie brauchen die neue Firewall XY.“ Selten: „Was hat sich bei Ihnen verändert, und was soll die IT in zwei Jahren können?“ Ein Dienstleister, der nur verkauft, wird Ihnen nie sagen, dass Sie etwas nicht brauchen.
Sie haben ein ungutes Gefühl und können es nicht begründen
Das ist, ehrlich gesagt, das häufigste Signal, und wir nehmen es nicht weniger ernst als die anderen sechs. Meist steckt eine der Sachen oben dahinter, nur hat es noch niemand ausgesprochen.
Was Sie sichern, bevor Sie irgendetwas kündigen
Hier machen Unternehmen den einen Fehler, der einen Wechsel wirklich unangenehm macht. Sie kündigen zuerst und sammeln dann ein. Umgekehrt ist es entspannter.
Die Domain. Prüfen Sie, auf wen ihre-firma.de registriert ist. Wenn dort der Dienstleister steht, lassen Sie das auf Ihr Unternehmen übertragen, bevor irgendjemand verstimmt ist. Mit der Domain hängen E-Mail und Website daran.
Die Admin-Zugänge. Microsoft 365 oder Google Workspace, Firewall, Server, Router, Backup-System, Website. Sie brauchen mindestens ein eigenes Administratorkonto mit vollen Rechten, auf Ihren Namen, mit Passwort, das Sie kennen.
Die Lizenzen. Wer ist Vertragspartner bei Microsoft, beim Virenschutz, bei der Branchensoftware? Läuft das über den Dienstleister, können die Lizenzen mit dem Vertrag verschwinden.
Die Verträge selbst. Laufzeiten, Kündigungsfristen, was im Wartungsvertrag steht und was nicht. Wir haben Verträge gesehen, in denen das Backup drin war, der Test des Backups aber nicht.
Eine Kopie der Daten. Nicht, weil Sie erwarten, dass etwas verschwindet. Sondern weil Sie mit einer Kopie in der Hand ganz anders verhandeln.
Wie der Wechsel dann abläuft
Zuerst eine Bestandsaufnahme. Der neue Dienstleister schaut sich an, was da ist, und zwar mit eigenen Augen, nicht anhand der Beschreibung des alten. Aus unserer Erfahrung weichen beide Bilder immer voneinander ab, manchmal erheblich.
Dann eine Übergangsphase, in der beide parallel Zugriff haben. Die dauert ein bis zwei Wochen. In dieser Zeit wird dokumentiert, es werden neue Admin-Konten angelegt, das Monitoring wird umgestellt, und alle Zugänge des alten Dienstleisters werden erfasst.
Am Umschalttag werden die alten Zugänge gesperrt und die Mitarbeiter bekommen die neue Support-Nummer. Wenn die Vorbereitung sauber war, merkt im Betrieb an diesem Tag niemand etwas. Das ist übrigens das Ziel, nicht ein Nebeneffekt.
Danach kommt die Phase, in der es tatsächlich besser wird: Die Bestandsaufnahme hat Lücken gezeigt, und die werden nun der Reihe nach geschlossen. Was in einem Unternehmen dieser Größe überhaupt vorhanden sein sollte, haben wir in IT für 10 bis 50 Mitarbeiter aufgeschrieben.
Und wenn Sie erst mal nur wissen wollen, wo Sie stehen?
Dann müssen Sie nicht wechseln, um das herauszufinden. Der 15-Punkte-Selbstcheck ist ein Anfang, den Sie allein machen können. Wenn Sie lieber jemanden von außen draufschauen lassen wollen, ohne dass daraus gleich ein Vertrag wird, ist ein Erstgespräch dafür da. Manchmal ist das Ergebnis, dass alles in Ordnung ist. Auch das sagen wir Ihnen.
Häufige Fragen
Wie lange dauert ein Wechsel des IT-Dienstleisters?
Bei einem Unternehmen mit zehn bis fünfzig Arbeitsplätzen rechnen wir mit vier bis acht Wochen von der Bestandsaufnahme bis zur vollständigen Übernahme. Der eigentliche Umschalttag ist meist unspektakulär, die Vorbereitung entscheidet.
Muss ich meinem alten Dienstleister sagen, dass ich wechsle?
Irgendwann ja, aber nicht als Erstes. Sichern Sie vorher, was Ihnen gehört: Domain, Lizenzen, Admin-Zugänge. Erst wenn Sie das selbst in der Hand haben, kündigen Sie. Das ist kein Misstrauen, nur Reihenfolge.
Was ist, wenn der alte Dienstleister die Zugänge nicht herausgibt?
Zugänge zu Ihren eigenen Systemen stehen Ihnen zu. In der Praxis hilft eine schriftliche, sachliche Anfrage mit Frist. Wenn das nicht reicht, ist das ein Fall für Ihren Anwalt – die rechtliche Bewertung überlassen wir dem, aber technisch kommen wir in den allermeisten Fällen auch ohne Kooperation weiter.
Kann ich den Wechsel im laufenden Betrieb machen?
Ja, so machen wir es fast immer. Es gibt keinen Grund, das Unternehmen dafür einen Tag zu schließen. Einzelne Umstellungen, etwa am Server oder an der Firewall, legen wir auf einen Abend oder ein Wochenende.
Was, wenn ich gar nicht unzufrieden bin, nur unsicher?
Dann lassen Sie es einfach einmal von außen anschauen. Eine Bestandsaufnahme sagt Ihnen, ob Ihr Dienstleister gute Arbeit macht – und dann können Sie beruhigt bleiben. Das Ergebnis muss nicht Wechsel heißen.