IT-Sicherheit für Kanzleien und Steuerberater
Mandantendaten sind kein normaler Datenbestand
In einer Kanzlei liegen Unterlagen, deren Offenlegung Existenzen betrifft. Das Berufsrecht verlangt Verschwiegenheit, § 203 StGB stellt ihre Verletzung unter Strafe, und die Mandanten fragen inzwischen selbst nach, wie ihre Daten liegen.
Wir richten Zugriffe so ein, dass nachvollziehbar ist, wer was sehen konnte – und dokumentieren die Maßnahmen so, dass Sie sie im Zweifel vorlegen können. Die berufsrechtliche Bewertung bleibt bei Ihnen; wir liefern die technische Seite und den Nachweis.
Woran es in Kanzleien häufig hängt
- DATEV-Zugänge ohne zweiten Faktor
- Ein gemeinsames Laufwerk, auf das alle alles dürfen
- Mandantenunterlagen im Mailpostfach statt im System
- Homeoffice über private Rechner
- Kein Nachweis der technischen und organisatorischen Maßnahmen
Drei Situationen, die wir in Kanzleien immer wieder sehen
Der Kanzleiserver, den seit Jahren niemand angefasst hat. Er steht im Nebenraum, trägt das Dokumentenmanagement und läuft. Genau das ist das Problem: Updates werden verschoben, weil ein Neustart den Betrieb stört, und das Backup landet auf einer Platte im selben Raum. Die erste Frage, die wir stellen, lautet deshalb nicht, welche Software läuft, sondern wann zuletzt jemand etwas aus der Sicherung zurückgeholt hat.
Mandantenunterlagen als Mail-Anhang. Die Bilanz an die Privatadresse, der Vertragsentwurf an die Gegenseite, Lohnabrechnungen an die Buchhaltung des Kunden. E-Mail ist dabei eine Postkarte, und Kanzleien verschicken damit täglich Dinge, die in einen verschlossenen Umschlag gehören. Die Werkzeuge dafür gibt es längst, sie werden nur nicht benutzt, weil der Anhang schneller ist.
Zugänge, die alle kennen. Ein gemeinsames Postfach, ein Zettel im Sekretariat, ein Passwort, das seit dem Einzug gilt. Vertretung lässt sich auch mit persönlichen Konten regeln, und dann wissen Sie hinterher, wer wann auf welche Akte zugegriffen hat. Bei einem Berufsgeheimnisträger ist das keine Ordnungsfrage, sondern die Grundlage jeder Auskunft gegenüber Mandanten.
Die berufsrechtliche Bewertung bleibt bei Ihnen. Was wir übernehmen, ist die technische Seite und die Verschwiegenheit, die wir dafür vertraglich mittragen.
Erst prüfen, dann entscheiden
Der IT-Sicherheitscheck zeigt in einem halben Tag, wo Ihre Kanzlei steht – unabhängig von Ihrem bisherigen Dienstleister.